BAD NEWS

BAD NEWS adalah menyampaikan informasi yang kurang menyenangkan dengan tetap menjaga atau memperhatikan bagian dampaknya bagi audiens .sebagai contoh :berita dukacita,pemutusan hubungan pekerjaan (phk),penolakan kredit ,kegagalan ujian dan sejenisnya .Oleh karena itu ,pembuatan dan menyampaikan pesan bad newd harus memperhatikan banyak hal serta harus menggunakan cara yang tepat ketika penyampaian  pesan dapat dilakukan secara efektif namun tetap memperhatikan perasaan penerima pesan bad news .

Tujuan dalam Mengkomunikasikan Bad News 

Tujuan utama dalam mengkomunikasikan bad news adalah agar membuat penerima berita mau menerimanya ,menjaga niat baik penyampaian berita dan menghindari tuntutan hukum atas berita yang kita sampaikan .

Menurut Guffery,Rhodes ,dan Rogin (2005),sebagai komunikator bisnis kita harus menangani berita buruk ,seseorang akan mempunyai banyak tujuan ,antara lain sebagai berikut :

1) Penerimaan

         Pastikan pembaca memahami dengan menerima berita buruk,Pola tidak langsung membantu dalam mencapai tujuan ini.

2) Citra Positif

         Promosikan dan jaga citra baik diri dan organisasi  dengan menyadari tujuan ini ,maka oihak penyampai bad news telah bertindak dengan benar .

3)Kejelasan Pesan

        Buat pesan sejelas mungkin sehingga korespondensi tambahan tidak lagi diperlukan .

4)Proteksi

        Hindari menimbulkan tuntutan atau tanggung jawab hukum terhadap pihak penyampai bad news .

  Terkait tujuan yang keempat yaitu proteksi  .Walaupun tidak selalu dapat mengantisipasi konsekuensi dari kata-kata yang digunakan ,pihak yang menyampaikan bad news harus tetap waspada terhadap tiga penyebab persoalan hukum berikut ini :

1)Bahasa Kasar

        Menyebut orang dengan kata-kata yang tidak pantas dapat membuat penyampai informasi dalam masalah .

2)Bahasa Sembrono

        Pernyataan yang bisa merusak atau disalahpahami .

3)Syndom Orang Baik

        Hindari pernyataan yang membuat penyampai informasi merasa baik tetapi menyesatkan atau tidak akurat .

Strategi Pengorganisasian Pesan-Pesan Bad-News 

  

  1)Menciptakan Audience Centered Tone

      dengan tujuan :

       1)Membantu audiens mengerti bahwa bad news menggambarkan suatu keputusan yang tegas .

       2)Membantu audiens mengerti keputusan.

       3)Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan .

2)Memilih Pendekatan Organisasional

    

      A)Pendekatan Tidak Langsung

           a)Pembuka

           b)Alasan

           c)Bad-News

          d)Penutup

     B)Pendekatan Langsung

          a)Bad-News

          b)Alasan

          c)Penutup

     Digunakan jika: -Penerima senang to the point

                                 -Pesan berpengaruh kecil pada penerima

                                 -Pesan disampaikan secara empati

Mengkomunikasikan Informasi dan Jawaban Negatif

Dalam dunia bisnis ,seringkali  memberikan jawaban langsung sebagai bentuk penolakan ,atau ketidaksetujuan terhadap sesuatu ,menjadi hambatan dalam berkomunikasi .Dalam situasi itu,keterampilan komunikasi seorang komunikator diuji kemampuannya untuk mengatakan 'tidak"dengan tetap menjaga hubungan yang baik dengan pihak di kemudian hari .

1) Bad-News tentang Produk

     a)Kenaikan harga produk

     b)Penarikan kembali produk

     c)kadaluwarsa produk

     d)produk rusak atau cacat

2)Penolakan Surat Penaduan Keluhan

3)Menganti Produk 

4)Tidak Memenuhi Pesanan

Poin-Poin penting yang harus diperhatikan dalam mengembangkan pesan negatif (Bovee,2007)

a)Kelola waktu anda dengan hati-hati

b)Bila masalah telah ditutup ,jangan menyiratkan bahwa masalah tersebut masih terbuka

c)Tawaran ide-ide alternatif bila mampu

d)jangan menyiratkan bahwa ada bantuan atau informasi lain mungkin tersedia padahal sesungguhnya tidak ada

Bad News tentang Orang 

1)Penolakan menulis surat rekomendasi

2)Penolakan lamaran kerja 

3)Surat penolakan kredit

Penyampaian Bad News ke Pelanggan 

1)Bad News tentang surat pesanan

2)Penolakan surat pengaduan /claim

3)Mengganti produk

4)Tidak memenuhi pesanan